Wat kun je precies met Vendor management?
Bij Vendor management ben je vooral bezig met alles wat met je leveranciers en de inkoop te maken heeft. Bij Vendor management beheer je alle gegevens die met deze dingen te maken hebben. Om je hierbij te helpen zou je gebruik kunnen maken van een VMS, wat wil zeggen een Vendor Management Systeem. Dit helpt je bij het voeren van een soepele bedrijfsvoering als het gaat om het contact met je leveranciers? Maar wat is Vendor management dan precies en wat kun je dan allemaal met Vendor Management?
Wat is Vendor management?
Vendor management is niets meer of minder dan het onderhouden van je contacten met de leverancier en de wijze waarop je gemaakte afspraken vastlegt. Bij Vendor management wordt gekeken naar de leveranciers en of zij geschikt zijn om mee samen te werken.
De Vendor manager bespreekt alles met de leverancier en legt de gemaakte afspraken vast. Het gaat dan bijvoorbeeld om de inkoopprijs en de leveringsvoorwaarden waar de afspraken over gemaakt worden. Ook de leveringscondities worden hierin besproken en vastgelegd.
Van de leverancier wordt dan verwacht dat deze zich houdt aan de gemaakte afspraken als het gaat om de aanlevercondities en de levertijden. De Lead time is hierin natuurlijk ook heel belangrijk. De lead time is de tijd die zit tussen het moment van het plaatsen van de bestelling en de daadwerkelijke levering door de leverancier.
De invloedrijke leverancier
Een leverancier is meer invloedrijk dan dat je je van tevoren zou kunnen bedenken. Maar als je er echt goed over nadenkt, dan heeft een leverancier invloed over de prijs die jij gaat betalen en over de levertijd van de gevraagde producten of diensten.
Wanneer je deze twee dingen goed hebt afgesproken met elkaar, dan mag je er ook vanuit gaan dat de leverancier binnen de afgesproken levertijden zal leveren. Jij kunt dan op jouw beurt rekening houden met je voorraadpositie, zodat jij geen nee zal verkopen tegen jouw klanten.
Waarom is Vendor management belangrijk?
Als een leverancier niet aan de verwachtingen voldoet, dan kan het zijn dat je voor extra kosten komt te staan. Door de afspraken goed op papier te zetten en helder te hebben zul jij zelf nooit aansprakelijk zijn voor de extra kosten die het met zich meebrengt wanneer een leverancier zich niet aan de gemaakte afspraken houdt.
Met Vendor management is alles duidelijk voor zowel bedrijf als leverancier. Wie heeft welke verantwoordelijkheid en hoe wordt deze uitgevoerd. Wanneer een van de betrokken partijen afwijkt van de gemaakte afspraken kun je elkaar daar makkelijker op aanspreken als alles vastgelegd is in contractmanagement.